Was passiert mit Meldungen, die Themen außerhalb des Anwendungsbereiches der Richtlinie betreffen oder von Personen erstattet werden, die nicht in einer beruflichen Verbindung zu uns stehen?
Der transparente, offene und vertrauliche Umgang mit Kritik und Beschwerden ist uns ein zentrales Anliegen. Wir übernehmen damit soziale und gesellschaftliche Verantwortung. Selbstverständlich werden wir daher auch Meldungen bearbeiten, die keine maßgeblichen Rechtsvorschriften der Europäischen Union betreffen oder von Personen eingebracht werden, die nicht in beruflicher Verbindung zu uns stehen. Unsere internen Richtlinien sehen dafür ein eigenes Beschwerdemanagement vor, das sich in der Praxis bewährt hat.
Wie kann unser internes Meldesystem benutzt werden?
Wir haben eine sichere Online-Formularanwendung eingerichtet, über die Meldungen entweder personenbezogen (unter Anführung von Name und Kontaktdaten) oder anonym erstattet werden können. Auch das Übermitteln von Dateianhängen ist möglich.
Ob eine Meldung personenbezogen oder anonym erstattet wird, entscheidet allein die Person, von der die Meldung eingebracht wird. Zu diesem Zweck sieht unsere Online-Formularanwendung ein entsprechendes Auswahl- bzw. Ausschlussverfahren vor.
Was passiert, wenn eine Meldung personenbezogen eingebracht wird?
Wenn eine Meldung personenbezogen eingebracht wird (unter Anführung von Name und Kontaktdaten) sieht die Richtlinie ein besonderes Verfahren vor. So werden wir den Eingang der Meldung binnen einer Frist von längstens sieben Tagen bestätigen, die Meldung intern prüfen sowie binnen einer Frist von längstens drei Monaten über die Ergebnisse dieser Prüfung und die von uns gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen informieren. Bei Bedarf, etwa zur Präzisierung der Angaben in der Meldung, können wir auch in Verbindung mit der Person treten, die eine Meldung personenbezogen eingebracht hat.
Zum Schutz von Personen, die eine Meldung personenbezogen einbringen, sieht die Richtlinie umfassende Maßnahmen vor, die insbesondere gewährleisten sollen, dass die Identität dieser Personen vertraulich bleibt. Wir ergreifen alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die notwendig sind, um diese Schutzmaßnahmen der Richtlinie zu erfüllen.
Was passiert, wenn eine Meldung anonym eingebracht wird?
Wir überprüfen jede Meldung sorgfältig und ergreifen gegebenenfalls die notwendigen Maßnahmen, unabhängig davon, ob die Meldung personenbezogen oder anonym eingebracht wird.
Wenn eine Meldung anonym eingebracht wird, ist es uns allerdings nicht möglich, den Erhalt dieser Meldung zu bestätigen sowie über die Ergebnisse unserer internen Prüfung und die von uns gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen zu informieren. Wir können auch nicht in Kontakt mit der Person treten, die eine Meldung eingebracht hat, etwa zur Präzisierung der Angaben in der Meldung. Eine anonyme Meldung werden wir daher im Rahmen unseres internen Beschwerdemanagements bearbeiten.
Information gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung
Wenn Sie eine Meldung über unser internes Meldesystem einbringen, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (insbesondere auch der Klartext, auf den sich die Meldung bezieht und allenfalls übermittelte Dateianhänge) von uns zum Zweck der internen Prüfung der Meldung und zur Ergreifung allenfalls notwendiger Maßnahmen verarbeitet. Dabei stützen wir uns auf die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.
Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet. Ausnahmen davon bestehen nur dann, wenn wir gesetzlich dazu berechtigt oder verpflichtet sind (z.B. Erstattung einer Anzeige an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden, wenn unsere interne Überprüfung der Meldung den Verdacht einer strafbaren Handlung bestätigt), wir im Rahmen der Zurverfügungstellung der Online-Formularanwendung externe Dienstleister beiziehen, mit denen wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung abgeschlossen haben, oder Sie uns im Vorfeld Ihre Einwilligung dazu erklären.
Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für die oben angeführten Zwecke erforderlich ist. Aufgrund von gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten kann sich eine längere Speicherdauer ergeben. Nach Ablauf entsprechender Fristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sofern nach der Datenschutz-Grundverordnung keine andere Rechtsgrundlage für eine länger andauernde Speicherung mehr besteht.
Weitere Informationen über unseren Datenschutz und über Ihre Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung finden Sie hier: Datenschutz
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